Échange Ontario est une plateforme de jumelage entre les éducateurs des établissements d’enseignement post-secondaire de l’Ontario et les professionnels et fournisseurs de services du secteur de l’apprentissage virtuel. Les éducateurs soumettent des projets et des demandes de services et peuvent ensuite consulter le répertoire des fournisseurs de services d’Échange Ontario. Les fournisseurs de services créent des profils sur la plateforme en précisant les types de services qu’ils offrent et communiquent avec les établissements membres d’eCampusOntario par l’intermédiaire d’Échange Ontario.

En tant qu’éducateur, Échange Ontario vous offre un lieu centralisé où trouver le soutien dont vous avez besoin pour lancer votre prochain projet d’apprentissage virtuel : entrez en contact avec une grande variété de fournisseurs de services, qu’il s’agisse de travailleurs autonomes, de petites agences spécialisées ou de grandes entreprises. Parcourez les profils et les portefeuilles sur la plateforme, faites une demande de financement lorsqu’il est offert et explorez les autres aides offertes par eCampusOntario, le tout par le biais d’Échange Ontario.

À la base, Échange Ontario offre deux types de soutien, le jumelage et le financement. En soumettant un projet, vous pouvez rechercher et trouver des professionnels et des agences qui fournissent un large éventail de services liés à l’apprentissage virtuel : de la conception pédagogique à la conception graphique, et des rédacteurs à l’élaboration de la réalité étendue. Périodiquement, avec le soutien de la Stratégie d’apprentissage virtuel (SAV), Échange Ontario est également en mesure de financer des projets qui répondent à certaines conditions d’admissibilité et qui réussissent une évaluation interne. Les projets approuvés sont financés selon le principe du premier arrivé, premier servi, jusqu’à ce que les fonds disponibles aient été alloués. Échange Ontario offre également le soutien d’une demande accélérée pour les projets qui n’ont pas besoin d’aide financière, mais qui recherchent des correspondances avec des services professionnels. Pour en savoir plus, consultez la rubrique « Types de projets ».

Échange Ontario est ouvert à tous les éducateurs et au personnel des établissements membres d’eCampusOntario. Veuillez communiquer avec exchange@ecampusontario.ca pour toute autre demande.

Cliquez sur ici pour voir la gamme complète des services que les fournisseurs peuvent offrir, et comment Échange Ontario définit ces services. En raison de la nature ouverte et évolutive de l’apprentissage numérique par la conception numérique, il se peut que l’équipe d’Échange Ontario prenne en considération certains types de services qui ne figurent pas dans la liste.

Actuellement, deux types de projets peuvent être soumis à l’aide de l’Échange Ontario, à savoir l’aide financière et la demande accélérée :

Après avoir créé un compte, vous pouvez utiliser le bouton « Créer un projet » sur la page de votre tableau de bord pour soumettre les types de projets offerts. Veillez à lire les exigences pour tous les types de projets et à comprendre ce que vous pourriez être amené à faire. Avant même de vous inscrire, vous pouvez consulter les guides détaillés des deux types de projets ci-dessous.

Les projets de soutien financés doivent respecter les exigences suivantes :

• Admissibilité : Tous les établissements membres d’eCampusOntario sont admissibles. Une personne ayant le pouvoir de signature permettant de lier l’établissement membre doit signer l’accord client-fournisseur.

• Création du projet : Les candidats doivent soumettre un projet par la plateforme Web d’Échange Ontario à partir d’un compte valide. Les candidats confirment que les détails qu’ils fournissent dans le cadre du processus de création du projet sont véridiques et corrects.
• Production de rapports : Les projets de soutien financés doivent suivre un processus de production de rapports mensuelle pour soumettre les factures des fournisseurs de services pour paiement et enregistrer leurs progrès. Les rapports sont remplis sur Échange Ontario, à la fin de chaque mois. Le paiement en temps voulu des fournisseurs de services ne peut être garanti que pour les responsables de projet qui font leur production de rapports dans les délais.
• Octroi de licences au produit final : À moins d’une exemption par eCampusOntario, tous les produits finaux seront diffusés avec la licence appropriée, ce qui pourrait permettre à d’autres de conserver, réviser, réutiliser, remixer et redistribuer librement le contenu. Pour les ressources éducatives libres (REL), les candidats doivent s’assurer que tout le contenu (texte, images, etc.) est libre de restrictions par droits d’auteur en vue de son inclusion dans un produit final sous licence libre.
• Conservation du produit final : À moins d’en être exemptés par eCampusOntario, tous les produits finaux seront déposés dans la bibliothèque d’eCampusOntario. Cela comprend tous les fichiers sources et/ou les fichiers modifiables utilisés pour créer la ressource (y compris les fichiers multimédias) afin d’en faciliter le remaniement et la modification lorsque la licence le permet.
• Reconnaissance du financement provincial : Mention du gouvernement de l’Ontario et d’eCampusOntario dans toutes les communications concernant le projet.

• Évaluation des résultats du projet : Accepter de participer pleinement à tout processus d’évaluation concernant l’initiative (par exemple, produire des rapports sur la mesure du rendement, entrevue, questionnaire de départ).
• Normes numériques : Toutes les soumissions devront privilégier l’utilisation d’outils et de technologies conformes aux normes appropriées en matière d’ouverture et d’interopérabilité pour favoriser l’adoption et l’adaptation de différentes plateformes, lesquelles incluent les normes W3C. Les candidats privilégieront aussi l’utilisation d’outils et de technologies qui démontrent une conception axée sur l’utilisateur, une évaluation et une amélioration constantes, une utilisation efficace des données, la protection de la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels.
• Accessibilité : Tout le contenu produit dans le cadre de cette initiative doit être offert dans des formats accessibles, conformément aux exigences de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.
• Respect des lois en vigueur : Tous les produits doivent être conformes à toutes les lois en vigueur, y compris la Loi sur le droit d’auteur (Canada)
• Registres des dépenses : L’établissement accepte de tenir des registres appropriés des dépenses (par exemple, des registres des salaires, des dépenses, etc.).

Veuillez noter qu’au stade de la demande de projet (manifestation d’intérêt), le signataire autorisé de l’établissement doit être au courant du projet et être prêt à autoriser de manière appropriée toute production de rapports ou tout accord tout au long du projet, y compris la signature de l’accord client-fournisseur.

• Admissibilité : Tous les établissements membres d’eCampusOntario sont admissibles. Une personne ayant le pouvoir de signature permettant de lier l’établissement membre doit signer l’accord client-fournisseur.
• Création du projet : Les candidats doivent soumettre un projet par la plateforme Web d’Échange Ontario à partir d’un compte valide. Les candidats confirment que les détails qu’ils fournissent dans le cadre du processus de création du projet sont véridiques et corrects.

• Évaluation des résultats du projet : Les candidats acceptent de participer pleinement à tout processus d’évaluation concernant l’initiative (par exemple, produire des rapports sur la mesure du rendement, entrevue, questionnaire de départ).
• Nombre de projets : Seuls trois (3) projets de service de demande accélérée peuvent être actifs à tout moment. Pour soumettre de nouveaux projets, les candidats doivent effacer les projets précédents en remplissant un questionnaire de départ.
• Responsabilité du candidat : Les candidats comprennent qu’ils seront responsables de l’ensemble des négociations, des contrats et du paiement du fournisseur de services qu’ils auront choisi. Le programme de demande accélérée ne fournit que les coordonnées des personnes à contacter, et les candidats sont seuls responsables de l’exécution de leur propre vérification des fournisseurs de services trouvés par l’intermédiaire d’Échange Ontario.

• Admissibilité : Tous les établissements membres de eCampusOntario peuvent poser leur candidature. Tous les fournisseurs de services qualifiés peuvent présenter une demande. Une personne ayant le pouvoir de signature pour engager l’établissement ou l’entreprise membre doit signer le protocole d’entente (PE). Un diplômé récent est défini comme une personne qui a obtenu son diplôme dans les 24 mois suivant la date de la demande de projet.
• Création du projet : Les candidats doivent soumettre une demande de projet à exchange@ecampusontario.ca. Les candidats confirment que les détails qu’ils fournissent dans le cadre du processus de création du projet sont véridiques et exacts.
• Évaluation des résultats du projet : Les candidats acceptent de participer pleinement à tout processus d’évaluation concernant l’initiative (par exemple, les mesures de rapport, les entretiens ou l’enquête de sortie).
• Rapports : Les projets de soutien aux jeunes diplômés doivent faire l’objet d’un rapport mensuel afin de soumettre les factures pour paiement et d’enregistrer leurs progrès. Les rapports sont complétés par un formulaire pdf soumis à exchange@ecampusontario.ca, à la fin de chaque mois. Le paiement en temps voulu pour les jeunes diplômés ne peut être garanti que pour les institutions/entreprises qui remplissent leur rapport à temps.
• Licence et conservation du produit final : La préférence sera donnée aux projets qui aboutiront à des ressources éducatives libres (REL) qui seront partagées avec la bibliothèque ouverte d’eCampusOntario. Cela permettra au produit final d’être publié avec la licence appropriée qui peut permettre à d’autres de conserver, réviser, réutiliser, remixer et redistribuer librement le contenu.
• Reconnaissance du financement provincial : Reconnaître le gouvernement de l’Ontario et eCampusOntario dans toutes les communications relatives au projet.
• Normes numériques : Toutes les demandes donneront la priorité à l’utilisation d’outils et de technologies conformes aux normes appropriées d’ouverture et d’interopérabilité afin de favoriser l’adoption et l’adaptation sur de multiples plateformes, y compris les normes du W3C. Les candidats donneront également la priorité à l’utilisation d’outils et de technologies qui démontrent une conception centrée sur l’utilisateur, une évaluation et une amélioration continues, une utilisation efficace des données, la protection de la sécurité et la confidentialité des informations personnelles.
• Accessibilité : Tout le contenu produit dans le cadre de cette initiative doit être dans des formats accessibles conformément aux exigences de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (Ontario).
• Respect des lois applicables : Tous les produits doivent être conformes à toutes les lois applicables, y compris la Loi sur le droit d’auteur (Canada).
• Registres des dépenses : Accepter de tenir des registres appropriés des dépenses (par exemple, des registres des salaires, des dépenses, etc.)

Un soutien financier par l’entremise d’Échange Ontario est disponible par l’entremise du site Web de l’organisme Stratégie d’apprentissage virtuel (SAV). Les fenêtres de financement s’ouvrent périodiquement tout au long de l’année, et les demandes ne sont acceptées que pendant la durée de ces fenêtres. Bien que ce processus soit susceptible de changer, une fenêtre typique de demande de soutien financier pourrait ressembler à ceci :

1. Une annonce est faite pour informer à l’avance les utilisateurs que le soutien financier sera disponible.

2. Une période de questions peut également être annoncée, précédant l’ouverture de la fenêtre de candidature.

3. La fenêtre de demande s’ouvre. Le soutien financier est lancé sur la plateforme, et les projets peuvent être créés à partir de votre tableau de bord d’utilisateur. La fenêtre de demande est fermée une fois que tous les fonds ont été alloués.

4. L’évaluation commence et prend deux à trois semaines. Pendant ce temps, votre fiche de projet sur votre tableau de bord indiquera « Projet en attente ». Les projets retenus seront annoncés à la fin de l’évaluation, informés par courriel, et leur fiche de projet leur permettra ensuite de parcourir le répertoire des fournisseurs de services.

Le soutien aux jeunes diplômés par le biais d’Échange Ontario est disponible dans le cadre de la Stratégie d’apprentissage virtuel (VLS). Des fenêtres de financement seront ouvertes périodiquement tout au long de l’année et les demandes ne seront acceptées que pendant la durée de ces fenêtres.

Soumettez un formulaire de demande à exchange@ecampusontario.ca. Pour consulter le formulaire de demande, visitez la page Autres ressources. Les candidatures seront évaluées en interne et les projets retenus seront informés par courrier électronique. Les candidats peuvent être des institutions membres ou des prestataires de services qualifiés.

Signer un protocole d’accord. Une fois que votre demande de financement aura été approuvée, vous devrez signer un protocole d’accord. Pour consulter le protocole d’accord, rendez-vous dans la rubrique Autres ressources de votre tableau de bord si vous avez créé un profil sur le portail OEX. Après avoir finalisé le protocole d’accord, qui exige la présentation d’une preuve du diplôme ou du certificat obtenu par le jeune diplômé (c’est-à-dire un diplôme ou un relevé de notes), le jeune diplômé peut commencer à travailler.

Remplir les rapports mensuels. Le rapport mensuel sera nécessaire pour le paiement et peut être complété en envoyant le formulaire de rapport mensuel pour les nouveaux diplômés à exchange@ecampusontario.ca. Pour consulter le formulaire, rendez-vous dans la rubrique Autres ressources de votre tableau de bord si vous avez créé un profil sur le portail OEX. La période de déclaration mensuelle s’ouvre le 15 de chaque mois et les rapports doivent être remis le dernier jour de chaque mois. Par exemple, la période de rapport du mois de septembre commencera le 15 septembre et se terminera le 30 septembre. Il incombe à l’institution ou à l’entreprise de remplir le rapport mensuel pour chaque mois et de soumettre une facture. Si la date limite de soumission n’est pas respectée, votre facture ne sera pas payée avant la période de paiement suivante.

Remplir une enquête de sortie. Lorsque votre jeune diplômé aura terminé son travail, vous recevrez un lien vous permettant de répondre à un sondage de sortie pour votre projet de soutien OEX aux jeunes diplômés. Votre facture finale ne sera pas payée tant que l’enquête de sortie n’aura pas été complétée. Vos commentaires permettent de poursuivre le développement du programme de BEC, fournissent des données essentielles à l’établissement des rapports exigés par le ministère des Collèges et Universités et garantissent la responsabilisation de nos fournisseurs de services qualifiés.

(La préférence sera donnée aux candidats qui prévoient de soumettre le résultat final du projet). Soumettre une ressource éducative libre (REL). La dernière étape consistera à soumettre des ressources éducatives libres (REL) à l’Open Library, si votre projet a donné lieu à une REL. Dans le passé, cette étape s’est déroulée par le biais d’un formulaire en ligne. À l’approche de la date d’achèvement, de plus amples détails sur la soumission des projets seront fournis. Pour plus d’informations, veuillez consulter la page FAQ, qui se trouve également sur votre tableau de bord.

1. Après avoir créé un nouveau compte, les utilisateurs arrivent sur la page de leur tableau de bord où ils peuvent créer et gérer des projets. Créez un nouveau projet en cliquant sur le bouton « Nouveau projet + »
   

2. Sélectionnez un type de projet avant de poursuivre. Voir la section « Soumettre un projet à Échange Ontario » ci-dessus pour les différences entre les types de projets.
   

3. Chaque type de projet disposera d’un formulaire de candidature distinct, avec des questions généralement communes. Pour une vue d’ensemble des questions relatives aux applications de chaque projet, consultez ce document et assurez-vous de vérifier la section suivante pour les critères d’évaluation.

4. Si vous avez soumis un projet de demande accélérée, vous pouvez passer à l’étape 9.
   
   Les projets de soutien financés et de soutien aux jeunes diplômés devront passer par une évaluation avant de pouvoir être mis en relation avec un fournisseur de services. Votre fiche de projet dans le tableau de bord affichera « Projet en attente ». Vous trouverez ci-dessous les critères d’évaluation généraux utilisés par nos évaluateurs, sous réserve de modifications
   

Vous trouverez un guide détaillé sur la manière d’entrer en contact et le jumelage à ce lien : XXXXXXX

5. Si votre demande est acceptée, votre fiche de projet indiquera le nombre de contacts dont vous disposez, et un nouveau bouton « Voir les fournisseurs de services correspondants » apparaîtra. Utilisez ce bouton pour accéder au répertoire des fournisseurs de services. Modifiez les filtres dans la barre de gauche pour restreindre ou élargir votre recherche.

• Remarque : Les projets de soutien financés et de soutien aux nouveaux diplômés n’afficheront que les fournisseurs de services qualifiés, vérifiés par eCampusOntario. Les projets de demande accélérée afficheront à la fois les fournisseurs de services qualifiés et les fournisseurs de services généraux. Les fournisseurs de services qualifiés seront affichés en premier dans la liste et leur nom sera accompagné d’un fond vert.

6. Cliquez sur un fournisseur de services pour voir les services qu’il propose et parcourir son portefeuille. Une fois que vous avez trouvé un fournisseur de services qui vous intéresse, utilisez le bouton situé dans le coin supérieur gauche, sous la photo du profil, qui indique « Entrer en contact avec [nom du fournisseur] » pour entrer en contact avec le fournisseur. Le fait d’entrer en contact avec un fournisseur de services transmettra votre demande au fournisseur afin qu’il puisse examiner le projet et décider s’il souhaite poursuivre le dialogue avec vous à ce sujet. À ce stade, vous pouvez également décider de communiquer avec le fournisseur de services pour le rencontrer.

• Remarque : Les responsables de l’EEPS peuvent entrer en contact avec trois fournisseurs par projet. Les demandes de contact peuvent être retournées par les fournisseurs de services qui rejettent votre projet. Si un fournisseur de services auquel vous avez fait une demande d’entrer en contact n’a pas répondu dans les deux semaines, communiquez avec exchange@ecampusontario.ca.

7. Après avoir parlé à quelques fournisseurs de services, vous pouvez finaliser votre choix sur votre tableau de bord par votre fiche de projet.

• Projets de demande accélérée : Trouvez le menu « Actions » dans la carte, et sélectionnez « Sélectionner le fournisseur de service final », en utilisant le menu déroulant pour sélectionner votre fournisseur de service. C’est la fin du processus! Vous pouvez commencer votre projet.

• Les projets de soutien financés nécessitent quelques étapes supplémentaires. Passez à la section suivante avant de cliquer sur le bouton « Sélectionner le fournisseur de services final ».

8. Pour les projets de soutien financés, vous devrez remplir un accord client-fournisseur ou CSA. Le CSA définit la portée, les livrables et les exigences du projet. Il s’agit d’un document dans lequel le fournisseur de services et le responsable de projet devront se mettre d’accord. Vous pouvez trouver une copie du CSA dans Autres ressources. Travaillez avec votre fournisseur de services pour remplir le document et parvenir à un accord sur les livrables finaux et la portée de votre projet.

9. Une fois terminé, soumettez le CSA par le portail d’ÉO. Naviguez vers votre tableau de bord et utilisez le bouton « Actions » sur votre fiche de projet pour « Sélectionner le fournisseur de services final ». Dans la fenêtre contextuelle, choisissez votre fournisseur de services dans la liste proposée et téléchargez votre CSA.

10. L’équipe d’ÉO prendra un certain temps pour examiner votre CSA. Si nous avons une rétroaction ou si votre CSA est approuvé, nous communiquerons avec vous par courriel.

11. Après avoir reçu votre approbation par courriel, vous pouvez commencer votre projet!

Consultez un guide détaillé sur la production de rapports mensuelle ici.

La période de déclaration mensuelle s’ouvre le 15 de chaque mois et les rapports doivent être remis le dernier jour de chaque mois. Par exemple, la période de déclaration de septembre s’ouvrira le 15 septembre et durera jusqu’au 30 septembre.

Pendant ce temps, le menu « Actions » de votre fiche de projet affichera « Soumettre le rapport mensuel ». En tant que responsable de l’EEPS, vous êtes responsable d’exécuter la production de rapports mensuelle pour chaque mois, que le travail ait été achevé ou non dans le cadre de votre projet, jusqu’à la fin de celui-ci.

12. Cliquez sur « Soumettre le rapport mensuel » pour commencer le processus.

13. Si aucun travail n’a été effectué, sélectionnez cette option et soumettez votre rapport. Vous avez maintenant terminé la production de rapports mensuelle.

14. Si les travaux ont été achevés ce mois-là, sélectionnez cette option. Achevez votre rapport d’étape, en signalant les modifications éventuelles.

• Votre fournisseur de services sera invité, au cours de la production de rapports mensuelle, à soumettre toutes les factures requises. Elles seront affichées sur cette page une fois qu’ils les auront soumises. Veillez à télécharger une copie de la facture pour vos propres dossiers.

Congratulations! You have completed your Funded Support project. Two small steps remain, completing an Exit Survey, and submitting your project to the Open Library.

Félicitations! Vous avez terminé votre projet de soutien financé. Il ne reste plus que deux petites étapes à franchir : remplir un questionnaire de départ et soumettre votre projet à la bibliothèque libre.

15. Un lien vers un questionnaire vous sera envoyé pour remplir un questionnaire de départ pour votre projet de soutien financé par ÉO. Votre rétroaction permet de poursuivre l’élaboration du programme d’ÉO, de fournir des données essentielles pour la production de rapports que nous devons présenter au ministère des Collèges et Universités ainsi que de garantir la responsabilité de nos fournisseurs de services qualifiés.

16. La dernière étape consistera à soumettre les ressources éducatives à la bibliothèque libre, une exigence des projets de soutien financés par ÉO. Dans le passé, vous deviez le faire à l’aide d’un formulaire en ligne. À l’approche de la date d’achèvement (27 février 2023), plus de détails sur la soumission des projets seront fournis.